5 cosas que puedes hacer en Excel para tu empresa.

Diariamente las pymes, al igual que las grandes empresas, se enfrentan a multitud de problemas y retos en la gestión de su negocio. El tamaño de una empresa y su plantilla no necesariamente tiene por qué determinar su eficiencia, por ello es importante utilizar de forma correcta la multitud de herramientas informáticas que tenemos a nuestra disposición hoy en día para optimizar la gestión de nuestra PYME.

Una de las herramientas imprescindibles en muchas empresas independientemente de la actividad que realizan y su tamaño es el Excel, que puede ofrecer multitud de funciones y beneficios para todas las áreas de empresa, tanto a los equipos de contabilidad y departamentos financieros como a los equipos comerciales, de administración, recursos humanos, marketing…  

En esta entrada de nuestro blog os damos 5 sencillas ideas de cómo un Excel puede ayudar a mejorar los procesos de tu PYME:

1) Planifica tus Flujos de Caja 

Conocer y controlar el flujo de caja de cualquier negocio es una de los puntos más importantes en la gestión financiera de todas las empresas. Utiliza unas plantillas especialmente diseñadas para ello, listando de forma ordenada los ingresos y gastos para facilitarte tener contralados las previsiones del movimiento diario y mensual de salida y entrada de fondos de una forma muy sencilla. 

2) Crea tus propias facturas 

A través de un Excel puedes crear tu propio diseño de una plantilla de factura personalizada, incluyendo la información, logo, color y formato que se adaptan mejor a negocio, incorporando además utilidades prácticas como el cálculo automático de impuestos, que facilitan la gestión diaria a las personas de tu equipo ya que tan solo tendrían que rellenar los datos básicos para emitir las facturas, sin necesidad de usar ningún otro software específico para ello.

3) Simulador de cuadro de amortización 

Antes de acudir a solicitar financiación a tus proveedores financieros, te aconsejamos que previamente planifiques qué plazos encajan mejor a tus necesidades de financiación y a tu capacidad de reembolso, utilizando los simuladores de cuadro de amortización, donde tan solo tendrías que rellenar el importe que necesitas, el tipo de interés y el plazo de amortización. Con estos cuadros podrás calcular las cuotas mensuales de amortización resultantes a diferentes plazos, lo cual te ayudaría a mejorar las previsiones de tu tesorería y realizar una solicitud de financiación acorde a tus necesidades.

4) Gestiona tu plantilla  

La gran mayoría de las pymes no cuenta con un departamento especializado de recursos humanos. A través de un Excel puedes llevar el control de las vacaciones tú de plantilla o programar los diferentes turnos de trabajo. Además, utilizando herramientas como Dropbox o Google Drive, se pueden compartir calendarios, planificar de forma ordenada las tareas asignadas a tu equipo identificando su grado de avance o fechas de entrega…

5) Conoce a tus clientes 

Conocer a tus clientes te ayuda a crear una adecuada estrategia de marketing, reaccionar a tiempo cuando pierdes un cliente o poder tener un detalle especial en días como, por ejemplo, su cumpleaños. Con una hoja excel puedes crear tu base de datos unificada de clientes, con la información que necesitas saber para una adecuada política comercial con datos como su última fecha de compra, los productos que consume, información personal… y todo esto sin el coste de un CRM profesional que para una empresa pequeña puede resultar más innecesario.