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      5 consejos para ahorrar más

       

      5 sencillos trucos de Excel para tus tareas cotidianas.

       

      Excel es una de las herramientas que está más presente en el día a día de muchos de nosotros. ¿Cuántas personas al llegar a su trabajo lo primero que hacen es abrir una hoja Excel? Sin duda, se trata de una de las herramientas “estrella” que nos puede ayudar a ser más eficaces, rápidos y exactos con la información que tenemos que tratar.

      Anteriormente os contamos 5 cosas que puedes hacer en Excel para tu empresa y en esta entrada queremos compartir con vosotros algunos sencillos trucos y fórmulas adicionales que esperamos que os puedan ser útiles en vuestras tareas cotidianas:

      1. Reducir el tamaño de un archivo

      Las hojas de cálculo con una gran cantidad de información pueden ocupar mucho espacio en MB en nuestro disco duro o nos pueden dificultar el envío de ficheros muy pesados por correo electrónico. Para poder reducir el tamaño de un fichero hay un sencillo truco que es guardarlo como un libro binario, lo cual nos ayuda a reducir el peso del fichero en un 70-80%.

      Cuando vamos a guardar el documento en “Guardar como” seleccionamos guardar en formato de “Libro binario de Excel”:

       

      2. Unificar información de varias celdas en una 

      A menudo tenemos información distribuida en varias celdas y necesitamos unirla en la misma celda, como en este ejemplo: 

      Para poner el nombre completo en una celda de una persona en nuestro ejemplo, podemos utilizar la función “CONCATENAR” que os explicamos a continuación: 

      1) Seleccionamos la celda donde queremos unificar la información, escribiendo la fórmula: =CONCATENAR( 

      2) Especificamos la primera celda que queremos unificar “Nombre” que es la celda A2: =CONCATENAR(A2;

      3) Para dejar un espacio entre el nombre y apellido después de signo; ponemos comillas “ “ separadas por un espacio: =CONCATENAR(A2;” “;

      4) A continuación, ponemos la siguiente celda que queremos unificar “Apelllido 1”  seguido por ; y de nuevo las comillas “ “ con el espacio:

      CONCATENAR(A2;” “;B2;” “;

      5) Y terminamos nuestra fórmula indicando la última celda de “Apellido 2”:

      CONCATENAR(A2;” “;B2;” “;C2)

       

      3. Convertir las letras mayúsculas en minúsculas

      Convertir en texto con letras mayúsculas en letras minúsculas es muy sencillo con la fórmula =MINUSC

      Tan solo tienes que escribir =MINUSC , seleccionando después la celda que quieres convertir =MINUSC(A2) y el texto se convierte a letras minúsculas:

       

      4. Agregar comentario a una celda

      A veces en los datos que rellenamos, queremos realizar algún recordatorio o comentario como cuando usamos un post -it, sin alterar el formato y el contenido de nuestra hoja, y para eso puedes usar la opción de “Insertar Comentario”.

      1) Haz clic con el botón derecho en la celda donde quieres poner el comentario y luego selecciona “insertar comentario” y escribe tu comentario:

       

       

      5. Restringir valores

      A la hora de rellenar manualmente algunos datos de nuestras hojas de cálculo pueden surgir erratas. Para reducir estos posibles errores puedes restringir los valores que se pueden introducir en la celda, por ejemplo, indicando un rango determinado de fechas o un valor con un límite mínimo y máximo.

      En nuestro ejemplo vamos a limitar de 1 – 12 meses el plazo de los préstamos.

      En la sección Datos – Validación de datos – Configuración, indica las condiciones “Números enteros” y luego 1 como mínimo y 12 como máximo:

      Al teclear un número fuera de nuestro rango, saldría un mensaje de error.

      Esperamos que podáis poner en practica algunos de estos trucos en vuestro día a día.

       

      ¡Hasta pronto!

       

      5 cosas que puedes hacer en Excel para tu empresa.

      Diariamente las pymes, al igual que las grandes empresas, se enfrentan a multitud de problemas y retos en la gestión de su negocio. El tamaño de una empresa y su plantilla no necesariamente tiene por qué determinar su eficiencia, por ello es importante utilizar de forma correcta la multitud de herramientas informáticas que tenemos a nuestra disposición hoy en día para optimizar la gestión de nuestra PYME.

      Una de las herramientas imprescindibles en muchas empresas independientemente de la actividad que realizan y su tamaño es el Excel, que puede ofrecer multitud de funciones y beneficios para todas las áreas de empresa, tanto a los equipos de contabilidad y departamentos financieros como a los equipos comerciales, de administración, recursos humanos, marketing…  

      En esta entrada de nuestro blog os damos 5 sencillas ideas de cómo un Excel puede ayudar a mejorar los procesos de tu PYME:

      1) Planifica tus Flujos de Caja 

      Conocer y controlar el flujo de caja de cualquier negocio es una de los puntos más importantes en la gestión financiera de todas las empresas. Utiliza unas plantillas especialmente diseñadas para ello, listando de forma ordenada los ingresos y gastos para facilitarte tener contralados las previsiones del movimiento diario y mensual de salida y entrada de fondos de una forma muy sencilla. 

      2) Crea tus propias facturas 

      A través de un Excel puedes crear tu propio diseño de una plantilla de factura personalizada, incluyendo la información, logo, color y formato que se adaptan mejor a negocio, incorporando además utilidades prácticas como el cálculo automático de impuestos, que facilitan la gestión diaria a las personas de tu equipo ya que tan solo tendrían que rellenar los datos básicos para emitir las facturas, sin necesidad de usar ningún otro software específico para ello.

      3) Simulador de cuadro de amortización 

      Antes de acudir a solicitar financiación a tus proveedores financieros, te aconsejamos que previamente planifiques qué plazos encajan mejor a tus necesidades de financiación y a tu capacidad de reembolso, utilizando los simuladores de cuadro de amortización, donde tan solo tendrías que rellenar el importe que necesitas, el tipo de interés y el plazo de amortización. Con estos cuadros podrás calcular las cuotas mensuales de amortización resultantes a diferentes plazos, lo cual te ayudaría a mejorar las previsiones de tu tesorería y realizar una solicitud de financiación acorde a tus necesidades.

      4) Gestiona tu plantilla  

      La gran mayoría de las pymes no cuenta con un departamento especializado de recursos humanos. A través de un Excel puedes llevar el control de las vacaciones tú de plantilla o programar los diferentes turnos de trabajo. Además, utilizando herramientas como Dropbox o Google Drive, se pueden compartir calendarios, planificar de forma ordenada las tareas asignadas a tu equipo identificando su grado de avance o fechas de entrega…

      5) Conoce a tus clientes 

      Conocer a tus clientes te ayuda a crear una adecuada estrategia de marketing, reaccionar a tiempo cuando pierdes un cliente o poder tener un detalle especial en días como, por ejemplo, su cumpleaños. Con una hoja excel puedes crear tu base de datos unificada de clientes, con la información que necesitas saber para una adecuada política comercial con datos como su última fecha de compra, los productos que consume, información personal… y todo esto sin el coste de un CRM profesional que para una empresa pequeña puede resultar más innecesario.

      Continuará.

       

      Analizando el balance de una empresa- XXV. Generación de Fondos.

       

       

      En nuestra última entrada al blog hablábamos de Cash Flow (CF) como la generación de fondos teórica de una empresa y de Activo Circulante Neto como el resultado de sumar la cuenta de clientes y existencias y restarles la de acreedores y proveedores, en la idea de que generalmente la suma de activo (existencias + clientes) es superior a la de pasivo (acreedores y proveedores). Este desfase, que en empresa en crecimiento aumenta cada ejercicio, debería ser financiado con el cash Flow del ejercicio de forma que CF – incremento ACN, fuera positivo, pero no siempre es así. El resultado de esta sencilla ecuación lo podemos definir como Caja Generada por Operaciones (CGO).

      Lo ideal es que la CGO sea positiva, es decir, que el CF operativo sea suficiente para financiar el aumento de circulante, pero pueden darse casos de fuerte crecimiento como que la empresa da más crédito a sus clientes y cobra más tarde y su cuenta de clientes aumenta, o que sacan nuevos productos y su cuenta de existencias aumenta o situaciones en las que, para obtener mejores precios, paga antes a sus proveedores o empresa de servicios con fuerte carga laboral (¡todos queremos cobrar la nómina cada 30 días!) pero a la empresa le pagan sus clientes a 60-90 días por lo que se pueden generar desequilibrios y por tanto que el Capital neto de trabajo (CNT) crezca más que el CF.

      Pueden existir situaciones paradójicas en las que el CF sea negativo (están en pérdidas) pero la atonía de su actividad hace que el CNT disminuya, y la CGO sea positiva, pero no es normal.

      La CGO debe analizase desde un punto de vista de tendencia y pensar que repetidos años en negativo pueden derivar en fuertes tensiones de liquidez. Cuando es positivo es lo que puede utilizar la empresa – dentro de esa caja negra que es su tesorería – para pagar a sus proveedores no operativos (inversiones, amortización de deuda,dividendos..).

      Pongamos un pequeño ejemplo:  Empresa “Fast Sale S.L.”

        Año 2021

      Año 2022

      Existencias 750.000€ 980.000€
      Clientes 2.500.000€ 4.300.000€
      Proveedores y acreedores 1.120.000€ 1.450.000€
      ACN 2.130.000€ 3.830.000€

       

      Incremento ACN:1.700.000€ (80%)

      Lo primero que debemos hacer es preguntar por qué cobran tan tarde: más crédito a sus clientes (bronca al Dir. Comercial), quizás no cobran (bronca al Dir. de Riesgos), tipología de nuevos clientes -grandes empresas- (¡es el mercado idiota!, ¡qué vamos a hacer! Bronca a todos por no preverlo). Lo cierto es que el Dir. Financiero tiene que financiar más circulante y su cash Flow, aunque ha crecido un 40% pasando por ejemplo de 500.000 a 700.000 € no es suficiente para financiar el crecimiento de 1,7 M€ (déficit de 1 M€ a buscar entre sus bancos). Posiblemente el director general tendrá que tomar decisiones estratégicas y definir la política de crecimiento de la empresa: ¿cuánto tiempo podemos crecer así? ¿recurrimos a los socios para que aporten dinero?, ¿financiamos crecimiento con deuda a largo plazo?. La empresa ha facturado un 30% más, lo que evidencia el incremento de existencias y proveedores, pero la de clientes se ha disparado un 72%.

      ¡Hasta pronto!

      Continuará.

       

      Analizando el balance de una empresa- XXIV. El Cash Flow.2

       

      Han pasado algunos dias desde última entrada, por eso recapitulamos.

      Estamos definiendo «cash flow» como fuente recurrente de fondos de una empresa; para ello, partiendo de la cuenta de resultados generada por un criterio de devengo, hemos deducido partidas no recurrentes, hemos quitado ingresos extraordinarios (los restamos) y gastos extraordinarios (los sumamos), para obtener un resultado neto ordinario.

      A continuación, hemos de restar aquellas partidas que afectan a la cuenta de resultados pero que no son gastos o ingresos relacionados con efectivo. Ya en la definición de cash flow sumábamos las amortizaciones pues no son pagos efectivos. Ahora lo que hacemos, es restar aquellos ingresos que no son tales, pues son gastos o inversiones que la empresa ha reconocido y ha reflejado como ingreso, pero no son tales, al menos desde el punto de vista de efectivo. Vienen reflejadas en la cuenta de «trabajos realizados para el inmovilizado». Esta partida refleja pagos a terceros vía compras o intereses pero que la empresa ha capitalizado, lo ha reflejado como más inversión. También pueden ser obras que la empresa ha realizado para su propio patrimonio (mejora en la fábrica). Esta operativa está permitida y como tal se contempla en el Plan general de Contabilidad, pero cuando analizamos unos estados financieros hemos de valorarlo.

      En resumen, para calcular el cash flow operativa ordinario de una empresa haremos:

      +Cash Flow teórico (beneficio + amortización)

      -Beneficios extraordinarios

      +Pérdidas extraordinarias

      -Trabajos realizados para el inmovilizado

      -Ingresos financieros (cuando son elevados respecto a la actividad)

      = CASH FLOW ORDINARIO, generado por las operaciones habituales de la empresa, que esperamos sea recurrente y por tanto será la referencia para futuros ejercicios.

      Estamos centrando nuestro análisis en un criterio de caja y no de devengo. Ahora podemos conocer si genera caja, pero nos surge una pregunta: ¿la genera en el momento oportuno? Pensemos en un caso extremo de una empresa que compra a principios de año, produce y vende a mediados, pero no cobra hasta finales. Evidentemente esta empresa, por muy buen cash flow que genere, tendrá que endeudarse bastante para cumplir sus obligaciones de pagos corrientes (salarios, luz, etc…) que son inaplazables. Sin irnos a casos tan extremos, las compras y ventas de una empresa son constantes y lo normal es que las ventas de finales del año 2022 se cobren en el 2023, y seguramente en el 2021 habrá cobrado las ventas del 2020 y así sucesivamente. Con los pagos ocurre igual. Compras del 2023 se pagarán en 2024; compras del 2021 se pagaron en 2022.

      Para entender todo este movimiento de las partidas afectadas de pagos corrientes de la actividad de la empresa: existencias, clientes y proveedores, (las inversiones son otra cosa) vamos a acuñar un nuevo concepto: Activo Circulante Neto, que lo definimos como el neto de sumar «existencias» y «clientes» y restar «proveedores acreedores».

      ACN=EXISTENCIAS+CLIENTES-PROVEEDORES Y ACREEDORES

      El ACN de la empresa varía cada año, y hemos de analizar su evolución, su crecimiento o decrecimiento y su relación con la cifra de ventas. El ACN suele ser un % estable en el tiempo de la facturación o ventas de una empresa. Fuertes crecimientos requerirán financiación externa, decrecimientos supondrán generalmente generación de liquidez. Cuando los crecimientos del ACN son moderados hemos de aspirar a que se financie con el CASH FLOW de la empresa.

      El ACN crece cuando la empresa factura más y decrece cuando la empresa baja facturación.

      Un incremento de ventas implica generalmente más saldo de deudas comerciales. Puede que porcentualmente se mantenga, pero en términos absolutos debe crecer.

      ACN/VENTAS= Esta ratio suele mantenerse constante con independencia del volumen de ventas.

      Continuará.

       

      Analizando el balance de una empresa- XXIII. El Cash Flow

       

      Siguiendo con nuestros posts sobre el análisis de los estados financieros de una empresa hoy iniciaremos el análisis de la empresa con una visión que es fundamental cuando eres proveedor financiero:

      Las empresas tienen diversos tipos de proveedores, tales como proveedores de mercancías o materias primas, laborales, servicios…todos ellos entregan algo a cambio de dinero. El proveedor financiero (nosotros) que presta dinero, también espera que se le pague con dinero, por eso en nuestro análisis damos un paso más. Vamos a intentar saber si la empresa ha generado dinero y para ello vamos a desarrollar el concepto de Cash Flow o generación de fondos.

      Con la cuenta de pérdidas y ganancias sabemos lo que ha facturado una empresa (no lo que ha cobrado), la mercancía que ha vendido (no la que ha comprado), los gastos en que ha incurrido (no los que ha pagado) e incluso determinados costes que ha imputado (ej: amortización). Ahora debemos ponerlo todo en términos de dinero de efectivo y no de compromisos de cobros (cuenta de clientes) o compromisos de pagos (proveedores y acreedores básicamente).

      Paso a paso vamos a ver cuánto de lo que vende la empresa se transforma en dinero, de este cuánto se necesita para pagar a los proveedores y para sus inversiones de activo fijo y finalmente cuál es el remanente que puede aplicar para pagos tales como cancelaciones de deuda o pagos de dividendos.

      Este análisis  sería más sencillo si los estados financieros se rigieran por criterios de caja, es decir, que ventas coincidiera con cobros y gastos con pagos, pero generalmente los estados financieros de las empresas se elaboran con vistas al informe a los accionistas, inversores y hacienda que están más preocupados en saber cuánto se vende o gana. El flujo de cobros y pagos le preocupa al director/tesorero financiero que debe buscar financiación para los desfases de circulante e inversiones, y a los proveedores financieros (nosotros) que vemos impacientes como fluye el dinero por la empresa.

      En definitiva, los estados financieros siguen generalmente criterios de devengo y a nosotros nos interesa un criterio de caja. Con en análisis de Cash Flow intentaremos aproximar ambos criterios.

      ¿Cómo definimos Cash Flow?

      La forma tradicional de definirlo dice que es la suma del beneficio después de impuestos más las amortizaciones. A nosotros a estas alturas del blog, expertos analistas, nos parece una definición incompleta.

      En primer lugar, ¿qué entendemos por beneficio? ¿qué ocurre si nuestra empresa ha ganado dinero gracias a que ha vendido un edificio, una cartera de acciones o ha tenido un crédito fiscal que suma en lugar de restar?

      Por eso decimos que el beneficio ha de ser el procedente de operaciones ordinarias, por tanto, recurrentes en el tiempo (esto ya lo contamos en el blog que hablábamos de la cuenta de resultados). Para ello deduciremos del beneficio los ingresos extraordinarios y para ser consecuentes los gastos extraordinarios, pues ninguno de ambos han de ser considerados pasados ni futuros.

      Cuando las empresas tienen ingresos financieros sustanciales, y lógicamente no estamos analizando una empresa financiera, también deberíamos restarlos pues pueden distorsionar el margen ordinario del cliente. Haciendo estas salvedades obtenemos el que podemos denominar Resultado Neto Ordinario, el beneficio o pérdida que la empresa obtiene por su actividad ordinaria.

      Continuará

      Analizando el balance de una empresa- XXII

      En el último blog dejamos pendiente una ratio que nos permite medir la productividad de la empresa desde el punto de vista de su tamaño, ratio que denominamos ROA por su denominación anglosajona = Return On Assets, o rentabilidad sobre activos. Su cálculo es en teoría sencillo:

      Analizando el balance de una empresa- XXI.

       

      Analizando el balance de una empresa- XX. Cuenta de Resultados VIII

       

      Analizando el balance de una empresa- XIX. Cuenta de Resultados VII

       

      Analizando el balance de una empresa- XVIII. Cuenta de Resultados VI.

      El último post lo cerrábamos hablando del “margen de explotación”, como indicador para conocer si la empresa ganaba o perdía dinero con su actividad recurrente.

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